ARTIGO

Soluções de metadados e ROI
(segunda e última parte)
por Adrienne Tannenbaum

O que é que, afinal, desencadeou a implementação inicial da sua solução de metadados? Qualquer que tenha sido a razão principal, ela tinha um custo para a organização. Qual a dimensão desse custo?

A quantia freqüentemente envolve aspecto intangível, mas sempre está relacionada a processos ineficientes (os quais demandam mais tempo de mais pessoas) ou decisões incorretas (baseadas na incapacidade de localizar ou interpretar dados de suporte adequados). Em muitos casos, essas deficiências resultam em oportunidades perdidas. Tem de ser atribuído um custo monetário a cada processo de busca ou interpretação de informações passível de melhoria, mediante metadados exatos e acessíveis.

A atribuição de custos a processos de busca e interpretação de informações envolve coleta de fatos monetários, mensuráveis e não-mensuráveis. O custo da mão-de-obra, conforme o definido no âmbito do investimento, é igualmente calculado enquanto economia projetada. Os custos, freqüentemente apresentados como economias em potencial, têm de ser calculados para:

• Localização da Informação – Todo tempo gasto identificando fontes potenciais de informação, acessando (ou tentando acessar) essas fontes ou adquirindo dados externos tem custo. Somam-se os recursos humanos, o tempo despendido por recurso, e, ainda, o custo de qualquer software adquirido, bem como dos dados externos utilizados para ajudar na localização dos itens em questão. Esses são custos que existem antes da entrada em produção de uma solução de metadados bem implementada e têm de ser calculados como "economia projetada".
   

• Interpretação da Informação – Uma vez encontrada, a informação é freqüentemente mal interpretada e, muitas vezes, sequer chega a ser interpretada, porque o verdadeiro significado dela não pode ser depreendido. Os telefonemas, reuniões, consultas e a análise adicional necessária demandam, todos, recursos e tempo. Em alguns casos, existem tantos metadados que é praticamente impossível estimar quais as instâncias fidedignas. As conseqüências da má interpretação freqüentemente encerram um custo muito alto. Na verdade, não raro, é justamente a constatação da ligação direta entre um grande recall, atraso na fabricação ou oportunidade perdida e a falta de dados corretos que dispara o desenvolvimento de uma solução de metadados.
   

• Integração e reorganização da informação – Reunir dados com o propósito de executar novas análises requer integração de múltiplas perspectivas. Comparar perspectivas e identificar nelas semelhanças e diferenças é tarefa demorada, quando não se dispõe de metadados exatos e tão acessíveis quanto os dados-fonte propriamente ditos. Ainda mais frustrante é o fato de que os próprios envolvidos nos esforços de integração não costumam publicar os resultados da decodificação prospectiva na forma de metadados, de maneira a atender aos que precisam ter acesso aos dados integrados resultantes.

Lembremo-nos de que a "informação" e os "dados" que buscamos e avaliamos não se restringem aos números estampados num relatório. Buscas por meio de qualquer tipo de informação corporativa, incluindo bibliotecas de programas (utilizando avaliações Y2K como exemplo perfeito) podem se beneficiar de acesso organizado com base em metadados. Novamente, dependendo do escopo da solução de metadados a ser implementada, a informação desejada ditará os limites para a economia projetada. A localização e facilidade de acesso à informação visada também determinarão a quantidade de esforço necessária.

Para contabilizar os benefícios de uma solução de metadados, atribuímos custos de mão-de-obra a todas as atividades acima, pois elas estão sendo executadas dentro da organização. O número de recursos humanos, o tempo total por recurso e as tarifas de trabalho cheias correntes compõem o cálculo como antes. Igualmente, quaisquer aquisições de software feitas com base na falta de metadados identificáveis, exatos e acessíveis (p. ex., soluções Y2K) também podem ser assinaladas como custos que evitáveis.

A formação de grupos de "reportamento da informação" ou "pesquisa da informação" freqüentemente se ajusta à uma outra categoria de custos evitáveis, quando ocorre com base na incapacidade do gerente médio de encontrar determinados conjuntos de informações. Novamente, o número de funcionários designados para um tal grupo, com tarifas de salário cheias, dá origem a mais um input para a coluna geral dos custos evitáveis.
Enfim, o tempo e os recursos alocados em recalls, re-elaboração de projetos, ou "melhorias" de aplicações são, muitas vezes, evitáveis, na medida em que erros ou omissões se reportam, tipicamente, à falta de dados de suporte corretos. Na verdade, são justamente os custos dos percalços que costumam desencadear esforço dessa ordem.

Receita perdida
Como contabilizar a receita perdida em função de más interpretações ou da falta de dados corretos e disponíveis para a tomada de decisões? Em alguns casos, pode-se estimar esses valores com base nas vendas da concorrência. Em outros, os prognósticos da indústria não trazem qualquer material no qual se possam basear tais suposições. Geralmente, a receita perdida não passa de estimativa empírica, baseada no impacto de situações passadas sobre o fluxo de renda da organização. Contudo, os cálculos devem considerar aquelas decisões que são ou foram tomadas com base em informações que necessitam dos metadados cuja cobertura é objeto da solução de metadados proposta.

O ROI
Custos, benefícios e o ponto de equilíbrio entre receitas e despesas contribuem para o retorno estimado sobre o investimento. A tabela 1, abaixo, ilustra os fatores de investimento que contribuem para o cálculo do ROI.

No exemplo acima, será necessário um investimento de, aproximadamente, U$ 175 mil para o escopo inicial de implementação da solução de metadados. Esse investimento não inclui análise ou expansão progressivas, mas é uma boa representação dos custos de partida e da taxa de manutenção anual inicial. Além disso, não foram necessárias novas contratações permanentes.

O cálculo da evasão de custos projetada, dentro do escopo ilustrado acima, está representado na tabela 2, abaixo: 

A tabela 2, acima, ilustra as tarefas e despesas adicionais que tipicamente resultam da indisponibilidade de metadados corretos. O tempo adicional assinalado para a tarefa de "re-projeto/integração de dados" reflete o tempo além daquele que a tarefa demandaria, graças a dados de suporte facilmente localizáveis e inteligíveis. Conforme o mencionado anteriormente, custos evitáveis adicionais são freqüentemente previstos em termos de receita perdida por conta da ausência de dados corretos para suportar essas importantes decisões de negócios.

O cálculo do ROI consiste na simples divisão do retorno pelo investimento. Nesse exemplo, não há dúvida de que o ROI apóia a decisão em favor de uma solução de metadados. Contudo, o apoio a um tal conceito provavelmente estará baseado na experiência da organização com receita perdida, conforme apontado. Na falta de tal experiência, o ROI será baseado na eficiência organizacional (ou na falta dela) e, em muitos casos, na capacidade de eliminar tarefas e/ou otimizar a alocação de recursos humanos. As organizações que utilizam com sucesso ineficiências organizacionais como argumento costumam possuir grandes organizações de "relatório" ou "qualidade de dados", encarregadas do rastreamento, da validação e da distribuição dos dados corporativos.

Conclusão
O cálculo do ROI para uma iniciativa de solução de metadados decorre da incapacidade de uma organização em utilizar a informação naquilo para o que foi gerada: o suporte ao negócio, às operações e ao crescimento estratégico. A contabilização desses aspectos do mundo empresarial se baseia em evasão de custos, receita perdida e ganhos em potencial. É possível atribuir valores a cada um desses aspectos utilizando princípios padrão de contabilidade.

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